Description:

ConfTech LabLa facilité d'utilisation de Zoom l'a mérité une place de choix parmi les plateformes en ligne les plus populaires au monde. Dans ce guide, nous vous montrons comment l'utiliser.

Source: 
Future of Meetings library
 Diplo's ConfTech Lab, 2020

Resource text:

Zoom est l'une des plates-formes de réunion les plus populaires. Il est facile à utiliser et la version gratuite a de nombreuses fonctions utiles. Les versions payantes sont dotées d'encore plus de fonctionnalités. Ce guide pour les organisateurs de réunions vous montrera comment configurer et exécuter votre événement en Zoom.

1. Ouverture d'un compte

L'organisateur de la réunion (ou des réunions) doit créer un compte sur la plateforme Zoom une fois:

Sur https://zoom.us/signup, créez un compte en entrant votre adresse e-mail (vous pouvez également créer un compte via votre compte existant sur Facebook ou Gmail)

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Vérifiez l'email que vous avez laissé, vous recevrez un message de la plateforme Zoom avec un bouton ou un lien à cliquer pour activer votre compte.

Le lien vous amène à la page où vous devez saisir vos coordonnées (prénom, nom et mot de passe, qui doivent contenir des lettres et des chiffres en minuscules et en majuscules).

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Si vous le souhaitez, vous pouvez inviter d'autres amis à s'inscrire à Zoom, mais vous n'êtes pas obligé de le faire - vous pouvez sauter cette étape; lorsque vous vérifierez que vous n'êtes pas un robot, vous devrez peut-être sélectionner quelques photos pour le prouver.

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Vous êtes prêt à démarrer la salle de reunion.

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2. Accéder à la plateforme

Une fois que vous avez créé un compte, la prochaine fois, il vous suffit de vous connecter à https://zoom.us/signin

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Vous verrez ensuite une page de configuration de vos coordonnées, à partir de laquelle vous pourrez planifier aussi bien de nouveaux rendez-vous que des rendez-vous réguliers, démarrer des rendez-vous déjà planifiés, ou des réunions ad hoc (instantanées) selon les besoins.

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3. Planification des réunions

Sur la page des détails, il est possible de planifier une ou plusieurs réunions, ou des réunions régulières (par exemple hebdomadaires).

La planification des réunions se fait sous l'option “Schedule a meeting”.

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Les champs de la page permettent de saisir le nom du sujet (Topic field), éventuellement une description (Description Field), la date et l'heure de la maintenance et la durée.

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Ensuite, sur la même page, vous pouvez indiquer si la réunion est régulière (cochez la case "Recurring meeting" et définissez la fréquence - hebdomadaire, mensuelle, etc., ainsi que le nombre de répétitions ou la date de fin). S'il existe un mot de passe pour accéder à la réunion et ce qui est (Meeting password field), si la réunion autorise l'utilisation de caméras pour l'hôte et les participants, et comment il est possible de connecter l'audio (il est recommandé de sélectionner "Audio ordinateur").

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Enfin, des options de réunion supplémentaires sont configurées sur la même page, comme :

  • la possibilité pour les participants d'entrer dans la salle en ligne avant l'hôte lui-même (option "Activer la jonction avant l'hôte"),
  • un microphone muet pour les participants lorsqu'ils entrent dans la salle, afin qu'il n'y ait pas de bruit au début (option "Mettre les participants en sourdine à l'entrée"), bien sûr, les participants peuvent ensuite activer leur microphone quand ils le souhaitent;
  • d'éventuelles salles d'attente pour les participants et les invités. Dans ce cas l'hôte est informé d’une présence dans la salle d'attente et peut approuver l'entrée dans la salle de chaque participant individuellement (option "Activer la salle d'attente"); 
  • et démarrer automatiquement l'enregistrement de la réunion sur l'ordinateur hôte (option "Enregistrer automatiquement la réunion sur l'ordinateur local") - bien que + l'enregistrement puisse être activé par l'hôte à tout moment de la réunion.

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Une fois les paramètres enregistrés, une page décrivant les paramètres apparaît. Elle contient un identifiant de réunion unique, un code de réunion et - plus important encore, pour que les participants puissant s'impliquer - un lien vers la salle qui sera transmis aux participants (le champ "Join URL").

Cette page comprend également des options permettant d'inscrire des rendez-vous programmés dans Google Agenda et d'autres calendriers en ligne.

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Cette page a déjà une option pour commencer un rendez-vous, ou pour ouvrir une salle.

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4. Démarrage d'une salle / réunion

a) Réunions programmées

Sur la page d'accueil après la connexion, les rendez-vous planifiés sont accompagnés de l'option "Réunions".

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La page suivante affiche tous vos rendez-vous planifiés, un identifiant unique pour chaque réunion, ainsi que la possibilité de commencer la première réunion à venir. Les détails de chaque réunion sont accessibles en cliquant sur le nom du sujet ("Topic"). 

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Ensuite, la page avec tous les détails de la réunion s'ouvre à nouveau - y compris le lien vers la salle, qui doit être envoyé aux participants. Il existe également une option facile pour copier le lien (option "Copier l'invitation").

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Et c'est là que la prochaine réunion peut commencer.

b) Nouvelles réunions individuelles

Tout rendez-vous individuel non-planifié mais organisé en dernière minute peut être initié depuis la page d'accueil via l'option "Organiser une réunion": il est possible de démarrer une réunion avec ou sans vidéo, et seulement avec un écran partagé (la réunion avec toutes les options est lancée grâce à l'option “avec video”)

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Lorsqu'une réunion (planifiée ou instantanée) est lancée pour la première fois à partir d'un ordinateur spécifique, une demande automatique d'installation de l'application Zoom sera lancée, ce qui est nécessaire.

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L’installation de l’application est nécessaire à la première utilisation. Pour les réuinions suivantes, elle se lance automatiquement. 

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Cela ouvrira une page avec des informations de base sur la réunion et la possibilité de connecter l'audio via un ordinateur ou de tester d'abord le microphone et le son; il est recommandé de tester d'abord le microphone et le son, puis de connecter l'audio.

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Puis la salle s'ouvre.

 

5. Gérer la réunion

L'écran d'accueil propose de nombreuses options:

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  1. Allumez et éteignez votre propre microphone
  2. Options de réglage audio supplémentaires (cadran du microphone)
  3. Allumer et éteindre votre propre appareil photo
  4. Options de configuration vidéo supplémentaires (sélection de la caméra) et entrée (via l'option "Paramètres vidéo") dans tous les paramètres, tels que
  5. paramètres d'application généraux
  6. paramètres audio et vidéo
  7. paramètres d'enregistrement (y compris l'emplacement où l'enregistrement est stocké)
  8. Inviter des participants (s'ils n'ont pas déjà reçu de lien) - par e-mail ou en copiant le lien
  9. Liste des participants et options de gestion des paramètres des participants (un nouveau panneau s'ouvre, image ci-dessous)
  10. Partage d'écran, «fenêtre» spécifique, tableau blanc, partie de l'écran, son de l'ordinateur, appareil photo supplémentaire, fichiers cloud et autres options
  11. Options de partage supplémentaires: qui peut partager l'écran (uniquement hôte ou participants, un ou plusieurs participants à la fois)
  12. Fenêtre de discussion textuelle - Chat et paramètres (un nouveau panneau s'ouvre, image ci-dessous)
  13. Enregistrer une réunion (s'ouvre en haut du menu avec un bouton de pause et interrompre l'enregistrement) - les paramètres d'enregistrement sont dans le menu principal (point 4.)
  14. Quitter la réunion, avec la possibilité de poursuivre la réunion lorsque l'hôte quitte ou de suspendre
  15. Vue plein écran de la salle

Lorsque les options 6 (liste des participants) et 9 (chat) sont incluses, l'écran obtient des éléments supplémentaires:

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  1. Liste des participants, avec possibilité de désactiver le microphone ou la caméra pour un participant spécifique, basculer le rôle d'hôte sur un autre participant (avec tous les privilèges) et d'autres paramètres. En bas de la page se trouvent des options permettant de mettre en sourdine ou de rétablir le son de tout le monde en même temps, ainsi que des possibilités supplémentaires utiles telles que activer ou désactiver la camera, changer de nom, activer le son lorsque quelqu'un rejoint une salle, de verrouiller une salle d'entrée ou d'en désactiver une nouvelle et plus encore.
  2. Une fenêtre de discussion textuelle par laquelle il est possible d'envoyer un message ou un fichier (à partir du Cloud ou d'un ordinateur) à tout le monde ou à quelqu'un individuellement, de limiter les personnes à qui les participants peuvent envoyer des messages et d'enregistrer la discussion textuelle passée.

 

Il est également possible de démarrer et de gérer une réunion depuis le mobile, grâce à l'application Zoom mobile, par laquelle vous vous connectez. L'application offre les mêmes options, juste un calendrier organisé légèrement différent et un moyen d'accéder à chacune des options. 

 

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